Empfangs- und Conciergeleistungen

Empfangs- &

Conciergeservices

Eine Zusammenarbeit auf die man sich freuen kann

Kontakt

Analyse

Um die Zufriedenheit unserer Kunden langfristig zu gewährleisten, analysieren wir zunächst immer den tatsächlichen Bedarf einzelner Services.

Konzeption

Selbstverständlich erstellen wir im Anschluss and die Analyse ein vollumfängliches Servicekonzept und gehen hier im Detail auf all Ihre Wünsche ein.

Einsatzplanung

Dank unserer langjährigen Expertise planen wir immer vorausschauend und langfristig. Das ist gut für unsere Mitarbeiter und für unsere Kunden.

Operatives Management

Wir verstehen, dass unsere Experten vor Ort oftmals die Lage besser einschätzen können und sorgen dafür, dass sie auch in der Lage sind, schnelle und eigenständige Entscheidungen treffen zu können.

Reaktion in Echtzeit

Bei Personalausfällen sind wir dank unseres großen Personalpools in der Lage, stellenweise innerhalb von 15 Min bis max 60 Min für Ersatz zu sorgen. Ein Versprechen, dass wir halten können.

Anpassung

Flexibilität ist das A und O im Dienstleistungsgewerbe. Sollte sich im Laufe der Zeit herausstellen, dass Justierungen unserer Leistungen notwendig sind, werden diese selbstverständlich zeitnah umgesetzt.

Im Detail

Der Empfangsdienst im Allgemeinen bezieht sich auf die Bereitstellung von professionellem Personal, das für den Empfang und die Betreuung von Besuchern in einem Gebäude oder an einem Empfangsbereich verantwortlich ist.

Ein professioneller Empfangsdienst kann dazu beitragen, den ersten Eindruck von einem Unternehmen oder Gebäude zu verbessern und die Sicherheit und den reibungslosen Ablauf von Besucheraktivitäten zu gewährleisten.

Aufgaben des Empfangsdienstes

Begrüßung von Besuchern und Gästen am Eingang des Gebäudes
Registrierung und Identifikation von Besuchern und Gästen
Überprüfung von Besucheranmeldungen und Anrufen
Vermittlung von Anrufen an die entsprechenden Personen oder Abteilungen
Ausgabe von Besucherausweisen und Sicherheitszugängen
Unterstützung bei der Organisation von Besprechungen und Konferenzen
Koordination mit anderen Sicherheitsdiensten im Gebäude, wie z.B. dem Sicherheitspersonal

Der UNITED Concierge-Service bezieht sich auf eine Dienstleistung, die einem Kunden bei der Erledigung von Aufgaben und der Organisation von Aktivitäten zur Verfügung steht.

Die Aufgaben eines Concierge-Services können je nach Art der Dienstleistung und den Anforderungen des Kunden variieren. Im Allgemeinen kann ein Concierge-Service folgende Dienstleistungen anbieten:

Buchung von Reisen und Unterkünften
Organisation von Veranstaltungen und Freizeitaktivitäten
Beschaffung von Tickets für Events oder Shows
Reservierung von Restaurants und Tischbestellungen
Einkaufs- und Lieferdienste
Erledigung von Behördengängen und administrativen Aufgaben
Personalisierter Service und Unterstützung nach Bedarf

Ein Concierge-Service kann in einer Vielzahl von Umgebungen tätig sein, einschließlich Hotels, Apartmentkomplexen, Bürogebäuden, Einkaufszentren und Flughäfen. Die Dienstleistungen können von einem Unternehmen angeboten werden oder von einem individuellen Concierge-Service-Anbieter bereitgestellt werden.

Im Kern geht es darum, den Kunden mit einem individuellen und persönlichen Service zu unterstützen, um ihre Bedürfnisse und Anforderungen zu erfüllen und ihnen mehr Komfort und Zeitersparnis zu bieten.

Unsere Telefonzentrale-Dienstleistung bezieht sich auf eine Einrichtung, die eingehende Anrufe für eine Organisation oder ein Unternehmen entgegennimmt und an die entsprechenden Personen oder Abteilungen weiterleitet.

Einige der Dienstleistungen, die eine Telefonzentrale anbieten kann, umfassen:

Entgegennahme von eingehenden Anrufen und Weiterleitung an die entsprechenden Personen oder Abteilungen.
Beantwortung allgemeiner Anfragen von Anrufern.
Protokollierung von Nachrichten oder Anfragen, wenn der Empfänger nicht erreichbar ist.
Einrichtung von Sprachmailboxen für die Mitarbeiter oder Abteilungen.
Koordination von Konferenzgesprächen oder virtuellen Meetings.
Überwachung von Anrufen nach Geschäftsschluss und an Wochenenden oder Feiertagen.

Eine professionelle Telefonzentrale kann dazu beitragen, eine positive Erfahrung für Anrufer zu schaffen und sicherzustellen, dass keine Anrufe verloren gehen oder unbeantwortet bleiben. Einige Unternehmen entscheiden sich auch für eine ausgelagerte Telefonzentrale, um Kosten zu sparen und sich auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren, während die Telefonzentrale-Dienstleistung die Anrufe in ihrem Namen abwickelt.

Im Allgemeinen

Die Postverwaltung bezieht sich auf die Verwaltung und Organisation der ein- und ausgehenden Post eines Unternehmens oder einer Organisation.

Eine effektive Postverwaltung kann dazu beitragen, die Arbeitsabläufe zu optimieren, Zeit und Kosten zu sparen und die Sicherheit von vertraulichen Dokumenten zu gewährleisten. Unternehmen können die Postverwaltung intern organisieren oder auslagern, um sich auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren und ihre Effizienz zu steigern.

Aufgaben

Die Postverwaltung umfasst eine Vielzahl von Dienstleistungen, darunter:

Sortierung der eingehenden Post nach Priorität und Dringlichkeit.
Verteilung der Post an die entsprechenden Mitarbeiter oder Abteilungen.
Bearbeitung von Postsendungen, die zurückgesendet werden müssen, z.B. aufgrund fehlender Adressinformationen.
Vorbereitung und Versand von ausgehender Post, einschließlich Einschreiben, Paketen und anderen Sendungen.
Einhaltung von Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien bei der Verarbeitung von sensiblen Informationen, wie beispielsweise vertraulichen Dokumenten oder personenbezogenen Daten.
Archivierung und Aufbewahrung von Postsendungen, die für spätere Referenzierung oder rechtliche Zwecke benötigt werden.
Überwachung der Postkosten und Suche nach Möglichkeiten, um Kosten zu reduzieren, z.B. durch Nutzung von Rabattvereinbarungen mit Postdienstleistern.

Im Allgemeinen

Die Schlüsselverwaltung bezieht sich auf die Organisation und Verwaltung von Schlüsseln, die für den Zugriff auf bestimmte Räume oder Anlagen in Unternehmen oder Organisationen benötigt werden. Eine effektive Schlüsselverwaltung ist wichtig, um den Zugriff auf geschützte Bereiche zu kontrollieren und Sicherheitsrisiken zu minimieren.

Eine effektive Schlüsselverwaltung trägt dazu bei, das Risiko von Sicherheitsverstößen und Diebstahl in Unternehmen oder Organisationen zu minimieren und den Zugriff auf geschützte Bereiche zu kontrollieren.

Aspekte der Schlüsselverwaltung

Identifikation und Klassifizierung von Schlüsseln: Jeder Schlüssel sollte identifiziert und klassifiziert werden, um sicherzustellen, dass er nur für den beabsichtigten Zweck verwendet wird.
Sicherheit und Schutz: Die Schlüssel müssen sicher aufbewahrt werden, um unbefugten Zugriff zu verhindern. Eine sichere Aufbewahrung kann beispielsweise durch den Einsatz von Schlüsseltresoren oder Schließfächern erreicht werden.
Zugangsbeschränkung: Der Zugang zu Schlüsseln sollte nur für autorisierte Personen möglich sein. Eine mögliche Methode dafür ist die Vergabe von Berechtigungen für bestimmte Schlüssel an Mitarbeiter, die für den Zugriff auf spezifische Bereiche zuständig sind.
Überwachung und Protokollierung: Die Verwendung von Schlüsseln sollte überwacht und dokumentiert werden. Hierzu können beispielsweise Schlüsselbücher oder elektronische Protokolle eingesetzt werden, um festzustellen, wer wann welchen Schlüssel verwendet hat.
Verlust- oder Diebstahlprävention: Im Falle eines Schlüsselverlusts oder -diebstahls sollten entsprechende Maßnahmen ergriffen werden, um die Sicherheit zu gewährleisten. Dazu gehören beispielsweise die Umgehende Sperrung des betroffenen Schlüssels und eine Überprüfung von Sicherheitsmaßnahmen und Prozessen.

Der United Concierge Service

Für alle Fälle in guten Händen

Empfangsdienst

Wir begrüßen Ihre Gäste und Kunden, helfen bei der Terminabwicklung, bedienen die Telefonzentrale und haben für jeden immer ein Lächeln auf den Lippen.

Concierge

Egal ob kurzfristig noch Karten für ein Konzert oder auch nur Unterstützung beim wöchentlichen Lebensmitteleinkauf benötigt wir. Unsere Concierge-Experten haben immer eine Lösung für Sie.

Schließdienst

Wir kommen zuerst und gehen zuletzt. So sorgen wir immer für einen versicherten Verschluss Ihrer Räumlichkeiten und Gebäude

Weitere Services

Schlüsselverwaltung

Postverwaltung/-verteilung

Paketentgegennahme

Überwachung von Reparaturarbeiten